「前回と同じで」が難しいこともある理由

2 日前

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「あ、すみません！内容、前回と同じでお願いできますか？」

仕事でやり取りをしていると、こんな言葉を口にしたり、あるいは言われたりした経験はありませんか？

発注する側からすれば、「お互いもう分かってる仲だし、いちいち細かく説明するのも手間だろう」「手短に頼むほうが親切かな」という気持ちや、これまでの取引への信頼から出てくる言葉ですよね。受ける側としても、「信頼してもらえているんだな」と嬉しくなる瞬間でもあります。

ですが……実は、この「前回と同じで」という一言。業務を引き受ける現場では、受け取った瞬間に「あ、ちょっと待った……！」と密かに冷や汗が流れる言葉でもあったりします。

決して意地悪をしたいわけでも、作業を面倒がっているわけでもありません。なぜ、一見スムーズで親切に見える「前回と同じ」が、現場では思いのほか難しくなってしまうのか。その裏側にある事情を少しだけお話しさせてください。

一番よくあるのが、「前回」という言葉が指している対象のズレです。

例えば、過去に何度も似たような発注をいただいている場合や、複数のプロジェクトが同時並行で動いている場合。

頭に浮かべている「過去のデータ」が、お互いに微妙に違っていることがあるのです。

特に、途中で仕様変更やマイナーチェンジが挟まっていた案件ほど、この現象は起きやすくなります。お互いに「当然伝わっているはず」と思い込んだまま作業が進んでしまい、完成品が届いた時に「あれ？今回頼みたかったのはこれじゃないんだけど……」という、誰も幸せにならないすれ違いが生まれてしまうのです。

もうひとつの理由は、私たちを取り巻く環境が日々変わっていることです。

最近は特に顕著ですが、原材料費や運賃の値上げによる価格改定、使っていた資材の廃盤や仕様変更、さらには関係する法律やルールのアップデートなど、社会の動きは非常にスピーディです。

受ける側としても「前回の仕様のままお安く、そのままお届けしたい！」という気持ちは山々なのですが、システムやルールの都合上、どうしても「前回と全く同じ条件」ではお引き受けできないタイミングがやってきます。

もし確認を省いて「前回通り」でそのまま進めてしまうと、後から「実は仕様が変わっていて納期が遅れます」「追加の費用が発生してしまいます」といった、お客様にとっても困る事態になりかねません。

「言わなくても分かってくれているはず」という信頼関係はとても素敵なものです。ですが、実際の業務運用において、この「暗黙の了解」に頼りすぎるのは少し危険だったりします。

お互いの担当者が変わった時や、現場の作業スタッフにバトンタッチする際、「前回はどうだったか」という背景（文脈）が100%正確に引き継がれるとは限りません。

「前回と同じで」という指示だけが一人歩きしてしまうと、誰も正しい仕様をダブルチェックしないまま作業が進み、最終段階で「誰も気づかなかった大きなミス」として表面化してしまうリスクが高まるのです。

「じゃあ、毎回いちいち細かく仕様書を作り直さなきゃいけないの？」というと、決してそんなことはありません！大げさな書類を作らなくても、ちょっとした一言を足すだけで、このリスクは一気に減らすことができます。

1. 日付や案件名をセットで伝える 「〇月〇日に納品してもらった〇〇の件と同じ内容で」と具体名を一言添えるだけで、「どの前回か」が一発で特定できます。

2. 変更されやすいポイントだけ箇条書きにする 数量、サイズ、色、納品先など、間違えやすいポイントだけを「数量：〇個 / 仕様：前回通り」のようにシンプルに添えて発注するのもおすすめです。

3. 受ける側も「〇月〇日ご注文の〇〇ですね！」と復唱する 依頼を受ける側も、「前回通りでお受けします」ではなく、「〇月〇日の〇〇と同じ内容ですね」と具体名を出してキャッチボールをすることが、お互いを守ることにつながります。

「前回と同じで」という言葉の根底には、間違いなくそれまでに築いてきた「お互いの信頼関係」が存在します。

だからこそ、その信頼をずっと大切にしていくために——ほんの少しの「具現化（具体的に伝える手間）」をプラスしてみませんか？

お互いにとって無駄な確認の手間やストレスを減らし、もっと安心して良い仕事をしていくための、ちょっとしたコツとして参考にしていただけたら嬉しいです。